Legal
Política de privacidad y tratamiento de datos personales
Fecha de entrada en vigencia: [completar antes de publicar]
Última actualización: [completar antes de publicar]
1. Identificación y contacto
VirtualBots es una marca dedicada a la implementación de agentes de inteligencia artificial, chatbots y automatizaciones para empresas y organizaciones.
El responsable de los datos personales recopilados directamente para la gestión comercial y prestación de los servicios de VirtualBots es:
Nombre o razón social: [completar con el nombre legal del responsable].
Domicilio: Bogotá, Colombia.
Dirección: [completar].
Sitio web: virtualbots.co.
Correo de privacidad y atención de solicitudes: [email protected].
Teléfono: +57 313 892 9771.
Esta política describe cómo se recopilan, utilizan, almacenan y, cuando corresponde, se comunican o eliminan los datos personales relacionados con nuestros servicios.
2. Alcance y funciones de VirtualBots
Esta política comprende dos situaciones:
Datos recopilados directamente por VirtualBots
VirtualBots actúa como responsable del tratamiento de los datos de las personas que solicitan información, completan formularios, agendan reuniones, solicitan demostraciones, contratan servicios o se comunican directamente con nosotros.
Datos tratados por cuenta de nuestros clientes
Cuando implementamos o administramos agentes, chatbots y automatizaciones para un cliente, podemos tratar datos de sus usuarios por cuenta de ese cliente y siguiendo sus instrucciones documentadas.
En estos casos, el cliente determina las finalidades del tratamiento y actúa como responsable, mientras VirtualBots actúa como encargado en los términos del servicio y del acuerdo aplicable. La política de privacidad del cliente también deberá informar a sus usuarios sobre el tratamiento correspondiente.
Esta distribución de funciones no elimina las obligaciones legales que correspondan a cada parte.
3. Datos que podemos tratar
Según el canal utilizado y el servicio solicitado, podemos tratar:
- Datos de identificación y contacto, como nombre, correo electrónico y número de teléfono o WhatsApp.
- Información empresarial o profesional, como nombre de la empresa, cargo y necesidades del negocio.
- Información relacionada con solicitudes de demostración, reuniones y contratación.
- Contenido de conversaciones y mensajes enviados a formularios, chatbots o agentes de inteligencia artificial.
- Archivos, audios u otros contenidos que el usuario envíe cuando el canal y el servicio permitan hacerlo.
- Información relacionada con transacciones, como referencias de pago, estado de la operación y datos necesarios para gestionar el servicio.
- Datos técnicos y de navegación que recopilen las herramientas habilitadas en el sitio, como dirección IP, información del navegador, dispositivo e interacciones.
Recomendamos no enviar información sensible, contraseñas ni datos financieros completos a través de los formularios o agentes conversacionales.
4. Finalidades del tratamiento
Los datos recopilados directamente por VirtualBots se utilizan para:
- Responder solicitudes de información.
- Contactar a las personas interesadas en nuestros servicios.
- Coordinar y realizar reuniones.
- Habilitar y gestionar demostraciones temporales.
- Preparar propuestas y gestionar la contratación.
- Prestar los servicios contratados y atender solicitudes de soporte.
- Gestionar pagos y obligaciones administrativas, contables o legales aplicables.
- Mantener la operación y seguridad de los servicios.
Los datos de los usuarios de nuestros clientes se tratan únicamente para prestar los servicios acordados, como generar respuestas mediante agentes de IA, gestionar conversaciones y ejecutar automatizaciones autorizadas por el cliente.
VirtualBots no vende datos personales ni utiliza las conversaciones de los usuarios de sus clientes para campañas comerciales propias o para entrenar modelos de inteligencia artificial.
5. Tratamiento mediante inteligencia artificial
Nuestros servicios pueden utilizar la API Responses de OpenAI para procesar mensajes y generar respuestas.
Para ello, el contenido necesario de la conversación y el contexto autorizado pueden enviarse al proveedor de inteligencia artificial. VirtualBots utiliza esta información para prestar el servicio, no para entrenar modelos propios ni para autorizar su uso en el entrenamiento de modelos de terceros.
Según la documentación de OpenAI, los datos enviados mediante su API no se utilizan para entrenar sus modelos de forma predeterminada, salvo que el cliente de la API opte expresamente por compartirlos con ese fin. El procesamiento y la retención por parte de OpenAI dependen de la configuración utilizada y de sus condiciones aplicables.
6. Proveedores tecnológicos y destinatarios
Para operar el sitio y prestar nuestros servicios utilizamos proveedores de tecnología. Según la configuración de cada servicio, estos pueden incluir:
- Meta y WhatsApp, para mensajería y comunicaciones.
- ManyChat, para gestión de conversaciones y automatizaciones.
- OpenAI, para procesamiento mediante inteligencia artificial.
- Make y n8n, para integraciones y automatización de procesos.
- Google Sheets, Zoho y otros sistemas configurados para almacenamiento o gestión de información.
- Calendly y Cal.com, para programación de reuniones.
- Wompi, para procesamiento de pagos.
- Google Analytics y Meta Pixel, para medición de navegación y publicidad, cuando estén habilitados.
- Proveedores de alojamiento web e infraestructura.
No todos estos proveedores intervienen necesariamente en cada interacción.
Los datos podrán comunicarse a estos proveedores en la medida necesaria para ejecutar las funciones correspondientes. Algunos pueden procesar información fuera de Colombia. Las transmisiones o transferencias internacionales deberán realizarse bajo los mecanismos y requisitos legales aplicables.
También podremos comunicar información cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido de una autoridad competente.
7. Pagos
Los pagos de nuestros servicios se realizan a través de Wompi.
La información que el usuario ingrese en los componentes de pago de Wompi se trata conforme a las condiciones y a la política de privacidad de ese proveedor.
VirtualBots puede recibir la información necesaria para identificar la transacción, verificar su estado y gestionar el servicio contratado.
8. Cookies y tecnologías similares
El sitio puede utilizar cookies y tecnologías similares para su funcionamiento, medición de visitas y análisis de interacciones.
Cuando estén habilitados, Google Analytics y Meta Pixel pueden recopilar información técnica y de navegación conforme a su configuración.
Cuando corresponda, se solicitará autorización antes de activar tecnologías no esenciales. Los usuarios también pueden administrar las cookies desde su navegador, aunque deshabilitar algunas puede afectar determinadas funciones.
9. Conservación de la información
Como regla general, VirtualBots conserva los datos operativos y las conversaciones bajo su control durante un máximo de seis meses desde la última interacción.
Para los datos tratados por cuenta de clientes, el plazo de conservación podrá ajustarse mediante instrucciones documentadas del cliente, de acuerdo con las finalidades autorizadas y las obligaciones legales aplicables.
Una vez cumplido el plazo correspondiente, la información deberá eliminarse o anonimizarse, salvo que exista una obligación legal o contractual válida que justifique conservar determinados registros.
Los documentos contables, registros de transacciones u otros soportes sujetos a obligaciones legales podrán conservarse por el tiempo exigido por la normativa aplicable.
Los proveedores tecnológicos pueden mantener determinados registros conforme a sus condiciones y a la configuración del servicio. Por tanto, el plazo operativo de VirtualBots no implica que todos los proveedores eliminen automáticamente sus registros en el mismo momento.
10. Derechos de los titulares
De acuerdo con la normativa colombiana aplicable, los titulares pueden:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización, cuando corresponda.
- Recibir información sobre el uso dado a sus datos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización, cuando legalmente proceda.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento del trámite que corresponda ante el responsable o encargado.
La eliminación o revocatoria puede estar limitada cuando exista una obligación legal o contractual que exija conservar determinados datos.
11. Procedimiento para consultas y reclamos
Las consultas, solicitudes y reclamos pueden enviarse a:
Correo: [email protected]
Asunto sugerido: Protección de datos personales
La solicitud debe incluir:
- Nombre del titular y un medio de respuesta.
- Descripción de la solicitud.
- Información necesaria para localizar los datos.
- Documentos pertinentes, cuando corresponda.
Podremos solicitar información razonable para verificar la identidad del solicitante o la representación de quien actúe en su nombre, evitando recopilar información innecesaria.
Las consultas se atenderán, como regla general, dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, sin exceder los cinco días hábiles adicionales previstos legalmente.
Los reclamos se atenderán, como regla general, dentro de los quince días hábiles siguientes al día de su recepción. Cuando se requiera una ampliación, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, dentro del límite legal de ocho días hábiles adicionales.
Si la solicitud corresponde a datos tratados por cuenta de un cliente, VirtualBots la canalizará al responsable correspondiente y colaborará en su atención conforme a sus instrucciones y a la ley.
12. Datos de niños, niñas y adolescentes
La contratación directa de los servicios de VirtualBots está dirigida a personas adultas y organizaciones.
En implementaciones para instituciones educativas, puede existir tratamiento de datos de niños, niñas o adolescentes. Estas implementaciones requieren condiciones específicas que respeten su interés superior y sus derechos fundamentales.
La institución educativa, como responsable, deberá establecer las finalidades, las autorizaciones y las demás condiciones exigidas por la normativa aplicable. VirtualBots, cuando actúe como encargado, deberá seguir las instrucciones documentadas de la institución y cumplir las obligaciones que le correspondan.
El tratamiento de estos datos no queda autorizado únicamente por la contratación del servicio o por la publicación de esta política.
13. Seguridad y confidencialidad
VirtualBots deberá aplicar medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y acordes con la naturaleza de los datos y los riesgos del servicio para prevenir accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso indebido.
El acceso a los datos deberá limitarse a las personas y proveedores que lo necesiten para cumplir las finalidades autorizadas.
Ningún sistema tecnológico está completamente libre de riesgos. Esta circunstancia no excluye las obligaciones legales de seguridad y confidencialidad.
14. Autorización para el tratamiento
Cuando sea necesaria, la autorización para el tratamiento se solicitará mediante mecanismos que permitan informar al titular y conservar evidencia de su decisión.
La publicación de esta política o la simple navegación por el sitio no sustituyen la autorización cuando esta sea legalmente exigible.
En los servicios prestados por cuenta de clientes, estos deberán gestionar las autorizaciones o demás condiciones que legitimen el tratamiento correspondiente.
15. Cambios y vigencia
Esta política entra en vigencia en la fecha indicada al inicio.
Los cambios se publicarán en esta página. Cuando se modifiquen sustancialmente las condiciones del tratamiento, se informará oportunamente a los titulares y se solicitará una nueva autorización cuando corresponda.
Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, conforme a los criterios de conservación descritos en esta política y a las obligaciones aplicables.